Правильно составленное сопроводительное письмо может привлечь внимание работодателя. Согласно исследованиям, в 17 случаях из 100 в HR-отделах не рассматриваются резюме без сопроводительного письма, а еще в 36 случаях кандидату могут отказать из-за того, что его письмо оформлено с ошибками. В этой статье речь пойдет о том, как повысить свои шансы на получение желаемой позиции с помощью сопроводительного письма.
Цель сопроводительного письма именно в том и состоит, чтобы привлечь внимание, аргументированно показать, что соискатель соответствует требованиям вакансии. Сопроводительное письмо демонстрирует серьезность намерений и подхода кандидата к конкретной вакансии.
Если коротко, то сопроводительное письмо представляет из себя поясняющий текст к резюме, подготовленного для отправки в компании, кадровые агентства или в качестве отклика на вакансию, размещенную на сайтах по трудоустройству. Как правило, документ включает краткий анонс профессионального опыта соискателя, выдержку из обязанностей и требований, описанных в вакансии, и наконец, мотивы соискателя, объясняющие, почему именно он хочет занять должность. Здесь важно соблюсти грань между описанием опыта работы и тем, чтобы не продублировать информацию целиком, изложенную в резюме.
Важная особенность сопроводительного письма заключается в том, что свое знакомство с кандидатом на позицию рекрутер начинает именно с сопроводительного письма. На основании письма строится первое впечатление — оно может заинтересовать, или наоборот, вызвать раздражение. От того, как составлено письмо зависит откроет ли рекрутер резюме или отправит его в спам.
Рассмотрим, как составить письмо, побуждающее не просто дочитать его до конца, но и перейти к изучению резюме. Сопроводительное письмо является таким же документом, как и резюме, а значит у него есть структура.
Сопроводительное письмо, как и любое другое письмо начинается с приветствия. Лучшее приветствие — персонализированное. К сожалению, не всегда можно выяснить имя человека, которое прочитает ваше письмо, как соискателя на должность. В случаях, когда нельзя узнать имя HR-специалиста в открытых источниках, допустимо использовать выражение «Уважаемый HR-менеджер».
После приветствия кандидату необходимо представить себя, рассказать об образовании, опыте работы, но не дублируя весь массив данных из резюме, а коротко пересказать самые важные и интересные этапы. Очень важный блок касается профессиональных качеств и заслуг соискателя, который важны для работодателя в контексте позиции, на которую вы претендуете. Например, если речь идет о помощнике, то здесь важны организованность и пунктуальность. Хороший пример, способный подчеркнуть данные качества, безусловно привлечет внимание к кандидату. Обязательно в конце письма резюмируйте свои аргументы, почему вы подходите на позицию компании и не забудьте оставить свои контакты.
Какой алгоритм действий поможет соискателю правильно составить сопроводительное письмо
Первое, что мы все делаем в любых значимых для нас ситуациях — изучение информации. Прежде чем подготовить свой отклик на вакансию, зайдите на сайт и прочитайте о позиции, прочитайте о компании, ее основных проектах, направлениях деятельности, ценностях и целях. Нужно сказать, что игнорирование этого пункта, лень, из-за которой соискатель не изучает информацию на официальном сайте компании, является одной из самых распространенных ошибок соискателя при написании сопроводительного письма. Только после внимательного изучения компании следует садиться за составление документа в соответствии со структурой, описанной выше.
Сопроводительное письмо приобретает особое значение в нескольких случаях. Для человека, который пытается найти первую работу после университета или во время учебы, важно раскрыть качества, благодаря которым отсутствие профессионального опыта может быть компенсировано, например вашей мотивацией или какими-то иными качествами и навыками. Вторым важным случаем, когда особую важность приобретают сопроводительные письма, это когда человек меняет род деятельности. При отсутствии релевантного опыта получить желаемое место работы могут помочь навыки, полученные при предыдущей деятельности и их как раз можно продемонстрировать в письме. И наконец, третий случай, когда сопроводительное письмо может стать вашим помощником, это когда есть намерение получить должность выше, чем на предыдущей работе. В этом случае особенно важно аргументированно рассказать, почему соискатель убежден в том, что он справится с новыми для себя обязанностями и ответственностью. Приведенные примеры разных ситуаций, способных подтвердить уверенность кандидата в своих силах, усилят его аргументацию.
Учимся на чужих ошибках — примеры удачных и неудачных писем
Любую теорию лучше всего иллюстрируют примеры — удачно, а особенно неудачно составленных сопроводительных писем. Разберем наиболее распространенные ошибки.
Цель сопроводительного письма именно в том и состоит, чтобы привлечь внимание, аргументированно показать, что соискатель соответствует требованиям вакансии. Сопроводительное письмо демонстрирует серьезность намерений и подхода кандидата к конкретной вакансии.
Если коротко, то сопроводительное письмо представляет из себя поясняющий текст к резюме, подготовленного для отправки в компании, кадровые агентства или в качестве отклика на вакансию, размещенную на сайтах по трудоустройству. Как правило, документ включает краткий анонс профессионального опыта соискателя, выдержку из обязанностей и требований, описанных в вакансии, и наконец, мотивы соискателя, объясняющие, почему именно он хочет занять должность. Здесь важно соблюсти грань между описанием опыта работы и тем, чтобы не продублировать информацию целиком, изложенную в резюме.
Важная особенность сопроводительного письма заключается в том, что свое знакомство с кандидатом на позицию рекрутер начинает именно с сопроводительного письма. На основании письма строится первое впечатление — оно может заинтересовать, или наоборот, вызвать раздражение. От того, как составлено письмо зависит откроет ли рекрутер резюме или отправит его в спам.
Рассмотрим, как составить письмо, побуждающее не просто дочитать его до конца, но и перейти к изучению резюме. Сопроводительное письмо является таким же документом, как и резюме, а значит у него есть структура.
Сопроводительное письмо, как и любое другое письмо начинается с приветствия. Лучшее приветствие — персонализированное. К сожалению, не всегда можно выяснить имя человека, которое прочитает ваше письмо, как соискателя на должность. В случаях, когда нельзя узнать имя HR-специалиста в открытых источниках, допустимо использовать выражение «Уважаемый HR-менеджер».
После приветствия кандидату необходимо представить себя, рассказать об образовании, опыте работы, но не дублируя весь массив данных из резюме, а коротко пересказать самые важные и интересные этапы. Очень важный блок касается профессиональных качеств и заслуг соискателя, который важны для работодателя в контексте позиции, на которую вы претендуете. Например, если речь идет о помощнике, то здесь важны организованность и пунктуальность. Хороший пример, способный подчеркнуть данные качества, безусловно привлечет внимание к кандидату. Обязательно в конце письма резюмируйте свои аргументы, почему вы подходите на позицию компании и не забудьте оставить свои контакты.
Какой алгоритм действий поможет соискателю правильно составить сопроводительное письмо
Первое, что мы все делаем в любых значимых для нас ситуациях — изучение информации. Прежде чем подготовить свой отклик на вакансию, зайдите на сайт и прочитайте о позиции, прочитайте о компании, ее основных проектах, направлениях деятельности, ценностях и целях. Нужно сказать, что игнорирование этого пункта, лень, из-за которой соискатель не изучает информацию на официальном сайте компании, является одной из самых распространенных ошибок соискателя при написании сопроводительного письма. Только после внимательного изучения компании следует садиться за составление документа в соответствии со структурой, описанной выше.
Сопроводительное письмо приобретает особое значение в нескольких случаях. Для человека, который пытается найти первую работу после университета или во время учебы, важно раскрыть качества, благодаря которым отсутствие профессионального опыта может быть компенсировано, например вашей мотивацией или какими-то иными качествами и навыками. Вторым важным случаем, когда особую важность приобретают сопроводительные письма, это когда человек меняет род деятельности. При отсутствии релевантного опыта получить желаемое место работы могут помочь навыки, полученные при предыдущей деятельности и их как раз можно продемонстрировать в письме. И наконец, третий случай, когда сопроводительное письмо может стать вашим помощником, это когда есть намерение получить должность выше, чем на предыдущей работе. В этом случае особенно важно аргументированно рассказать, почему соискатель убежден в том, что он справится с новыми для себя обязанностями и ответственностью. Приведенные примеры разных ситуаций, способных подтвердить уверенность кандидата в своих силах, усилят его аргументацию.
Учимся на чужих ошибках — примеры удачных и неудачных писем
Любую теорию лучше всего иллюстрируют примеры — удачно, а особенно неудачно составленных сопроводительных писем. Разберем наиболее распространенные ошибки.
Приведенные в статье примеры писем составлены автором по сопроводительным письмам, которые присылают в HR вместе с резюме. Первое письмо, представленное выше, слишком короткое и неинформативное. Оно не дает рекрутеру никакого представления о соискателе и похожее на «отписку», формальное выполнение требования без нужного контента. Даже если похожее письмо не отобьет охоту рассмотреть резюме человека, приславшего такое письмо, то при прочих равных он свяжется с кандидатами, которые дали более полную о своей мотивации и профессионализме.
Следующее письмо содержит уже больше информации, кандидат пишет об образовании и опыте. В тоже время, такое письмо тоже не производит нужное впечатление и не вызывает желания откликнуться на него. Главной ошибкой этого письма является то, что в нем перечисляются навыки, образование, которые не требуются. При отсутствии должного опыта акцент в письме нужно ставить на мотивацию, способности и склонности соискателя заниматься деятельностью, которая описана в вакансии.
И наконец, рассмотрим пример самого грамотного письма. Отметим, что данное письмо было отправлено на вакансию, получившую отклик от более 300 человек. Однако, благодаря хорошо составленному сопроводительному письму соискатель обратил на себя внимание менеджеров по персоналу, заинтересовал непосредственного руководителя, и в итоге получил возможность работать в компании. Мы видим, что в своем письме соискатель описал свой опыт, не уходя в пространные подробности, а главное, наиболее полно раскрыл свою мотивацию на занятие должности. Ошибки в письме тоже есть, они касаются оформления: письмо не придерживается структуры, нет разбивки на абзацы, читать текст довольно неудобно. Но даже несмотря на досадные, хоть и мелкие ошибки, она оказалось работающим!
Работа над ошибками или чек-лист типичных ошибок при составлении сопроводительного письма
Изучив теорию и практику составления сопроводительных писем, разберем основные ошибки, которые чаще всего встречаются в сопроводительных письмах:
Составление сопроводительного письма занимает не так много времени, однако, оно может в ряде случаев стать решающим факторов получения желанной должности. Действительно, работа над письмом требует дополнительных сил времени для поиска информации о компании и вакансии, анализа своих качеств с точки зрения того, что может стать полезным для конкретного работодателя, воображения для описания мотивации. Но именно таким образом человек получает возможность управлять ситуацией. Он не просто отправляет резюме в сеть, в надежде, что вытащит свой лотерейный билет в виде внимания со стороны рекрутера, а управляет этим вниманием, демонстрирует свою заинтересованность, профессионализм, отношение к работе. Потому что всегда следует помнить, что поиск работы — это тоже работа, и от того, как она выполнена соискателем, менеджер по персоналу сможет понять как он будет относиться к своим непосредственным обязанностям уже на занятой позиции.
Работа над ошибками или чек-лист типичных ошибок при составлении сопроводительного письма
Изучив теорию и практику составления сопроводительных писем, разберем основные ошибки, которые чаще всего встречаются в сопроводительных письмах:
- Не стоит писать, что вакансия интересна только потому, что место работы рядом с домом, удобный график, и пр. Таким образом соискатель портит о себе впечатление.
- Самовосхваление. Хорошая самооценка важна, но лучше всего себя оценивать объективно, не писать вещей, которых никогда не делали, все равно это вскроется. Лучше честно написать, что тот или иной опыт отсутствует, но соискатель готов обучаться, или у него есть похожий опыт.
- Отсутствие структуры. Следование классической структуре письма, форматирование по абзацам при прочих равных выделит письмо соискателя.
- Грамматические ошибки. Перед отправкой важно проверить написанный текст. Поиск работы — это тоже работа.
- Несоблюдение правил деловой переписки. Не стоит допускать фамильярности и панибратства.
- Абстрактная информация. Не надо писать всю биографию, все должно быть коротко и четко.
- Шаблонные фразы. Лучше не писать сопроводительное письмо вообще, чем писать «Добрый день, посмотрите мое резюме». Если кандидат не заинтересован в вакансии, почему в нем должна быть заинтересована компания?
- Повтор слов. Пишите грамотно.
Составление сопроводительного письма занимает не так много времени, однако, оно может в ряде случаев стать решающим факторов получения желанной должности. Действительно, работа над письмом требует дополнительных сил времени для поиска информации о компании и вакансии, анализа своих качеств с точки зрения того, что может стать полезным для конкретного работодателя, воображения для описания мотивации. Но именно таким образом человек получает возможность управлять ситуацией. Он не просто отправляет резюме в сеть, в надежде, что вытащит свой лотерейный билет в виде внимания со стороны рекрутера, а управляет этим вниманием, демонстрирует свою заинтересованность, профессионализм, отношение к работе. Потому что всегда следует помнить, что поиск работы — это тоже работа, и от того, как она выполнена соискателем, менеджер по персоналу сможет понять как он будет относиться к своим непосредственным обязанностям уже на занятой позиции.